S našimi softwarovými licencemi můžete zůstat klidní, i když vám auditoři přijdou klepat na firemní dveře. Přečtěte si naše odpovědi na ty nejpalčivější otázky, které můžete mít, a zjistěte více o tom, co od kontroly očekávat.
Za jakých podmínek se může v naší společnosti uskutečnit licenční audit?
V zásadě existují pouze dvě situace, které mohou vést k auditu softwarových licencí ve vaší společnosti:
- Máte smlouvu s výrobcem softwaru (např.: Microsoft), která mu umožňuje (nebo jiným oprávněným subjektům) vykonat softwarový audit ve vaší společnosti.
- Vaše společnost je oprávněně podezřelá ze softwarového pirátství a soud nařídil vykonání softwarového auditu, který učiní policie spolu s certifikovaným auditorem.
Ve všech ostatních případech nemůže výrobce softwaru vykonat softwarový audit bez vašeho souhlasu. To stejné platí i pro druhotné licence – i když původní smlouva mezi prvním vlastníkem licence a výrobcem softwaru obsahovala povinnost umožnit audit softwaru, právní předpisy Evropské unie (EU) zabezpečují, že se tato povinnost ruší spolu s převodem práv na jiného majitele licence.
Když v naší společnosti dojde k auditu, jak mohu dokázat legálnost našeho softwaru?
V případě auditu jste povinni prokázat, že jste právoplatným vlastníkem softwarových licencí a že splňují všechny zákonem dané požadavky. Vlastnictví prokážete tak, že auditorovi předložíte dokumentaci, kterou jste obdrželi při jejich nákupu. Pokud jste licence zakoupili od naší společnosti, bude se jednat o fakturu a sadu doprovodných dokumentů (zahrnující číslo licenční smlouvy – tzv. License Agreement number, původ softwaru, Prohlášení prvního vlastníka a další).
Co když má auditor další otázky (například o předchozím vlastníkovi softwarových licencí)?
Auditoři jsou vyškolení a znají nejnovější legislativu EU, což znamená, že by se na takové otázky ptát neměli. Ze stovek auditů, které byly vykonány ve společnostech našich zákazníků napříč EU, jsme zaznamenali pouze několik případů, kdy auditor požadoval další dokumentaci.
V případě, že byste tuto poměrně neobvyklou situaci zažili, neváhejte nás kontaktovat, a my odpovíme na všechny otázky, které by odpovědný orgán mohl mít. V zájmu prvního majitele nemůžeme za běžných okolností sdílet dokumenty obsahující jeho citlivé informace (tyto dokumenty jsou uložené v notářské úschově nebo podobně), ale auditorovi můžeme poskytnout veškerou potřebnou dokumentaci.